10 tips voor het opstellen van algemene voorwaarden

Het opstellen van algemene voorwaarden is een klus die men het beste over kan laten aan een ter zake gespecialiseerde jurist. Toch zijn er redenen te bedenken waarom ondernemers hun voorwaarden graag zelf opstellen.

Wanneer je zelf algemene voorwaarden opstelt kun je bijvoorbeeld flink op de kosten besparen. Dit is vooral een voordeel voor startende ondernemers met een kleine portemonnee. Ook weet je precies wat er in de algemene voorwaarden staat als je de voorwaarden zelf opstelt.

Nadelen van zelf opstellen

Er zijn echter ook een aantal nadelen. Maak je bijvoorbeeld tijdens het opstellen van de algemene voorwaarden een fout in de uitsluiting van de aansprakelijkheid, dan resulteert deze fout al snel in een claim van enkele duizenden euro’s. Dan heb je weliswaar enkele tientjes bespaard door de algemene voorwaarden zelf op te stellen, maar dit voordeel weegt natuurlijk niet op tegen een schadeclaim van enkele duizenden euro’s. Heb je weinig kaas gegeten van het juridische? Dan kun je je dus maar beter niet zelf op het opstellen van algemene voorwaarden storten!

Gespecialiseerde juristen

Het opstellen van algemene voorwaarden is een vak apart. Niet iedere jurist is er bedreven in. Daarom is het belangrijk om algemene voorwaarden op te laten stellen of controleren door een jurist met verstand van zaken.

Voor iedereen die toch zelf zijn eigen algemene voorwaarden op wenst te stellen hebben wij hieronder een lijst met handige tips opgesteld:

1. Met wie sluit ik overeenkomsten?

Wanneer je aan de slag gaat met het opstellen algemene voorwaarden, zul je je allereerst moeten afvragen: “Met wie sluit ik overeenkomsten?” Sluit je overeenkomsten met andere ondernemingen, met consumenten of bijvoorbeeld met allebei? Een duidelijk overzicht van de juridische verhouding is belangrijk voor de inhoud van de algemene voorwaarden. Consumenten genieten in sommige gevallen namelijk meer bescherming uit de wet dan rechtspersonen (ondernemingen). Ook kan de aansprakelijkheid in het verkeer met rechtspersonen meestal verder worden dichtgetimmerd dan in het verkeer met consumenten. Je zult hier bij het opstellen van de algemene voorwaarden dus rekening mee moeten houden.

2. Terminologie

Als de juridische verhoudingen duidelijk zijn zet je de belangrijkste termen op papier. Stel je algemene voorwaarden op voor een verhuurbedrijf? Spreek dan niet over “opdrachtgever” en “opdrachtnemer” maar over “huurder” en “verhuurder”. Daarnaast is het verstandig om termen die op meer dan een manier kunnen worden uitgelegd ondubbelzinnig op papier te zetten. Op die manier wordt een eventueel conflict over de precieze inhoud van een bepaalde term uitgesloten. Een bepaling met daarin de uitleg van bepaalde termen wordt doorgaans bovenaan de voorwaarden geplaatst.

3. Kernbedingen

Het lijkt zo mooi: je stelt algemene voorwaarden op en daar prop je dan alles in wat juridisch gezien van belang is. Helaas werkt het in de praktijk anders. Je kunt namelijk niet zomaar van alles en nog wat in de voorwaarden plaatsen. Je zult een onderscheid moeten maken tussen zogenaamde ‘kernbedingen’ en andere bepalingen. Kernbedingen mogen namelijk niet in de algemene voorwaarden worden opgenomen. Kernbedingen zijn bepalingen die de kern van de overeenkomst raken. Zonder deze kernbedingen zou de overeenkomst niet tot stand zijn gekomen. Worden toch kernbedingen in de algemene voorwaarden opgenomen dan is de overeenkomst nietig. Dat kan tot vervelende gevolgen lijden. Een kernbeding zul je dus moeten opnemen in de individuele overeenkomst. Het is helaas niet altijd duidelijk wat nou precies een kernbeding is en wat niet. Zo is de prijs van een product geen kernbeding, maar de inhoud (aantal MB) van een belbundel wel.

4.Vermeld belangrijke (bedrijfs)gegevens

Het klinkt logisch. Toch worden er vaak fouten gemaakt in het vermelden van relevante en volledige (bedrijfs)gegevens. Zo dient u bijvoorbeeld altijd het (hoofd)vestigingsadres van uw onderneming te vermelden. Vermeld in uw algemene voorwaarden dus niet alleen het adres van een postbus of postadres, maar vermeld altijd het volledige adres van uw (hoofd)vestiging. Liefst in combinatie met een Kamer van Koophandel inschrijfnummer en het e-mailadres waarop u te bereiken bent. Laat u na om de juiste informatie te verstrekken? Dan wordt in geval van een koop op afstand de bedenktijd automatisch verlengd tot drie maanden. Dit betekent dus dat een consument gedurende 3 maanden na ontvangst van de zaak de koop zonder opgaaf van reden mag ontbinden.

5. Grijze en zwarte lijst

Tijdens het opstellen van algemene voorwaarden dien je de zogenaamde ‘zwarte’ en ‘grijze’ lijsten goed in de gaten te houden. Deze zwarte en grijze lijst vind je terug in de artikelen 6:236 en 6:237 Burgerlijk Wetboek. In de ‘zwarte’ en ‘grijze’ lijst staan de verbodsbepalingen die gelden voor algemene voorwaarden. De bepalingen die in artikel 6:236 BW staan genoemd worden als onredelijk bezwarend aangemerkt en de bepalingen in artikel 6:237 BW worden vermoed onredelijk bezwarend te zijn. Deze bepalingen mogen dus niet in de algemene voorwaarden worden opgenomen. Staan er in uw algemene voorwaarden toch bepalingen uit de grijze en zwarte lijst, dan is het goed mogelijk dat uw algemene voorwaarden (ver)nietig(baar) en dus niet geldig zijn. Uw algemene voorwaarden beschermen u in dat geval dus niet!

6. Online sluiten van overeenkomsten

Veel ondernemers staan er niet bij stil, maar het online sluiten van overeenkomsten brengt vaak extra verplichtingen met zich mee. Zo heeft een consument die online producten aanschaft (koop op afstand) bijvoorbeeld recht op een zichttermijn van 7 werkdagen. U bent wettelijk verplicht om consumenten deze bedenktijd te gunnen. Ook wanneer een overeenkomst via internet tot stand is gekomen, dient u uw wederpartij de mogelijkheid te bieden om de overeenkomst via internet (bijvoorbeeld via e-mail) op te zeggen. U kunt uw opdrachtgever in dat geval dus niet verplichten om de overeenkomst middels aangetekende brief op te zeggen.

7. Houdt de voorwaarden leesbaar

Vermijd oubollig taalgebruik, moeilijke woorden en ingewikkelde zinsbouw. Hoewel de algemene voorwaarden een juridisch document is, is het niet juist om de algemene voorwaarden vol te proppen met ingewikkelde termen. Dat klinkt misschien mooi en het staat wellicht chique. Maar erg handig is het niet. De bedoeling is dat zowel jij als gebruiker van de algemene voorwaarden alsmede een opdrachtgever, weet wat zijn/haar rechten en plichten uit de algemene voorwaarden zijn. Wanneer dit niet duidelijk is kan dit leiden tot een (juridisch) conflict, hetgeen tijd en geld kost. Daarmee schieten de algemene voorwaarden hun doel voorbij: Algemene voorwaarden zijn er om conflicten te voorkomen, niet om ze te veroorzaken.

8. Houdt de voorwaarden kort

Des te korter de algemene voorwaarden, des te beter deze te hanteren zijn. Korte algemene voorwaarden zijn vaak ook duidelijke voorwaarden. Wanneer de algemene voorwaarden kort zijn, wordt het makkelijker om een opdrachtgever uitleg te geven over de inhoud van de algemene voorwaarden. Door zinnen kort en overzichtelijk te houden, begrijpen niet alleen de allerslimste opdrachtgevers wat jij nou precies met een bepaalde zin bedoelt. Hierdoor wordt de kans op conflicten over de inhoud van de algemene voorwaarden kleiner. Daarnaast schrikken lange voorwaarden opdrachtgevers af. Daarnaast bespaar je op de kosten van inkt en papier door de voorwaarden zo kort mogelijk te houden. Vergis je daar overigens niet in: Inkt voor de printer is per milliliter tien keer duurder dan Dom Perignon-champagne en vijf keer duurder dan parfum van het merk Prada.

9. Maak gebruik van artikel- en lidnummers

Maak het jezelf eenvoudig en maak gebruik van artikel- en lidnummers. Splitst de algemene voorwaarden op in logische artikelen en verdeel de artikelen vervolgens weer onder in overzichtelijke artikelleden. Vergeet niet om zowel de artikelen als de leden te nummeren. Op die manier kun je in de toekomst niet alleen eenvoudig naar een bepaald artikel verwijzen, maar ook naar een specifiek onderdeel van dat artikel. Ook is het op die manier een koud kunstje om bepalingen terug te vinden in de algemene voorwaarden. Dat is dus wel zo makkelijk.

10. Laat de algemene voorwaarden controleren door een gespecialiseerde jurist

De laatste tip is waarschijnlijk ook de belangrijkste: laat de algemene voorwaarden die je zelf hebt opgesteld altijd controleren door een gespecialiseerde jurist. Alleen dan weet je dat de voorwaarden juridisch goed in elkaar zitten en dat er geen belangrijke bepalingen ontbreken. Mochten er dan toch nog wat fouten in staan, dan ben je er op tijd bij en kun je de fouten (laten) herstellen voordat je de voorwaarden in gebruik neemt. Het controleren van algemene voorwaarden kost vaak een stuk minder dan het opstellen van algemene voorwaarden en hoeft dus helemaal niet duur te zijn.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *